Festivaaleista nauttivan kävijän mieleen tulee usein ajatus itse järjestää festivaalit. Varsinkin, jos käy huonosti järjestetyillä festivaaleilla, joissa jonot ovat pitkät, tarjoilu kehnoa ja esiintyjät eivät noudata aikatauluja, alkaa mieleen hiipiä ajatus että itsekin voisi järjestää asiat paljon paremmin.
Festivaalien järjestäminen on kuitenkin monimutkaista työtä. Moni saattaa yllättyä siitä, kuinka paljon hankaluuksia on edessä, kun yrittää sovittaa aikatauluja artistien kalenteriin ja sopia oheispaluista ja tehdä sopimuksia alihankkijoiden kanssa. Monta asiaa on syytä käydä läpi eikä suin päin rynnätä omaa festivaalia perustamaan ilman hyvää pohjatyötä. Kyseessä on usein unelmien toteuttamisesta ja samalla puhtaasta liiketoiminnasta, jolla on tarkoitus tienata rahaa.
Ajankohta ja sijainti
Mieti tarkkaan milloin haluat festivaalin järjestää. Kesäkuun alusta elokuun loppuun on Suomi täynnä erilaisia tapahtumia ja kilpailu kävijöistä on kovaa. Mikäli et aio tehdä yhteistyötä toisen samankaltaisen festivaalin kanssa esimerkiksi hyvien artistien saamisen vuoksi, älä järjestä festivaaliasi samaan aikaan kuin kilpaileva festivaali. Toisaalta juuri hyvien artistien saaminen voi olla syynä järjestää festivaali samaan aikaan yhteistyössä toisen vastaavanlaisen festivaalin kanssa. Sää on arvaamaton, mutta usein loppukesä on parempi, jos arvioit festivaalisi kävijämäärän riippuvan voimakkaasti aurinkoisesta säästä.
Sijainnin hyvällä valinnalla voit saada paljon hyötyä. Kävijät eivät mielellään liiku satoja kilometrejä, mutta ovat valmiita lähtemään liikkeelle jos sisältö heitä miellyttää. Yksittäisen kaupungin läheisyyden sijaan voi olla parempi valita paikaksi sopivan matkan päässä muutamasta isommasta kaupungista. Tämä voi taata hyvän kävijämäärän, jotka saapuvat monelta suunnalta.
Budjetti ja rahoitus
Oman festivaalin järjestämisessä talousasioista huolehtiminen on kriittistä. Tarkastele raha-asioita rehellisesti ja kriittisesti. Kaikki ajateltavat kulut tulee budjetoida ja kirjata numerot ylös. Pienistäkin puroista voi muodostua iso joki, joten pienetkin kulut kertakäyttölautasista ja -mukeista lähtien tulee huomioida. Älä anna tunteiden johdatella, vaan budjetoinnissa numerot johtavat. Mikäli laskennat näyttävät, että järjestäminen kannattaa, on aika hankkia rahoitus. Rahoituksessa voi käyttää omia säästöjä tai lainata luotettavalta yrityslainaa tarjoavalta rahoituslaitokselta tarvittavan summan.
Festivaalin sisältö
Sisällön osalta sinulla on oltava jo hyvä käsitys. Ethän muutoin suunnittelisi omaa festivaalia. Muista erottuva ja kohdeyleisöä puhutteleva tapahtuma on menestyksen tae. Kaikille sopivaa tapahtumaa ei kannata lähteä toteuttamaan, koska sellaisen menestyminen on tämän päivän kovassa kilpailussa hyvin epätodennäköistä. Festivaalin tulee olla omassa tyylissään muista erottuva.
Sisältö ei tarkoita vain festivaalilla esiintyviä artisteja, vaan kattaa myös tarjolla olevat oheistarjoilut, festivaalialueen fyysisen luonteen ja yhteistyökumppanit. Tapahtumasi tarvitsee sen luonteeseen sopivan tilan ja tarjoilut. Mikäli näitä ei markkinoinnissa tuoda esille, voi moni potentiaalinen kävijä tulla epäluuloiseksi ja jättää saapumatta. Hyvät yhteistyökumppanit puolestaan parantavat festivaalin imagoa ja tuovat mukanaan omat oheisohjelmansa. Neuvottelut potentiaalisten yhteistyökumppanien kanssa kannattaa aloittaa ajoissa.
Festivaalin markkinointi
Markkinointi on onnistuneen festivaalin kulmakiviä. Erilaisia kanavia markkinoida tapahtumaa on lukuisia, eikä yhtäkään saisi jättää huomioimatta. Sosiaalinen media on tänä päivänä keskeisessä asemassa, mutta perinteinen painettu media on myös muistettava. Lähempänä itse tapahtumaa voi olla hyvä ottaa mukaan radiomainonta, jolle ihmiset usein altistuvat helposti automatkoillaan. Julisteita kiinnittämään ja mainoslehtisiä jakamaan voi palkata lisäansioita tavoittelevia henkilöitä. Kaikissa näissä kanavissa itse mainonta on suunniteltava kuhunkin sopivaksi.
Markkinointia tulee luonnollisesti lisätä sitä mukaa kun tapahtuma lähestyy. Itse tapahtuman jälkeen on muistettava jälkimarkkinointi. Kiitä yhteistyökumppaneita ja artisteja osallistumisesta. Sekä tietysti kiitä yleisöä, joka saapui paikalle ja teki festivaalistasi ikimuistoisen. Näiden toimien avulla varmistat että voit järjestää seuraavana vuonna jatkoa festivaalillesi, kenties jopa laajentaa ilman suurta riskiä.
